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La méthode GTD en 5 principes utilisables au quotidien

Certains sujets semblent intimement liés au fait de vouloir remettre de l’ordre dans sa vie. Le thème de la « gestion du temps » en est un. Nombreux sont ceux (j’en fais partie) qui trouvent que les journées sont un peu trop courtes pour la quantité de choses que l’on envisage en général d’y placer. Nous sommes nombreux à trouver que les contraintes extérieures  (professionnelles, logistiques, administratives, etc.) laissent peu d’espace pour la vie personnelle. Je pense que j’aborderai la question même de « gestion du temps » d’une autre manière dans ce blog. Ce n’est pas de cela dont je veux vous parler aujourd’hui. 

Moi-même chroniquement multi-actif, j’ai souhaité il y a quelques années mettre en place la célèbre méthode GTD (Getting Things Done). Inventée par David Allen, on pourrait en traduire l’intitulé par « faire en sorte que les choses soient faites ». Je suis certain que vous trouverez de très nombreuses ressources sur internet (Par exemple ici ou ) qui vous décriront par le menu de quoi il s’agit. 

Je ne veux pas parler aujourd’hui de la méthode elle-même mais des outils que l’on peut utiliser pour l’implémenter et l’exploiter au mieux. Ce qui nous intéresse, c’est qu’elle implique certains grands principes d’organisation dont on peut dire qu’ils ne sont pas spécifiques à cette méthode. Par ailleurs, comme tout outil, elle ne reste finalement qu’un outil ! Son efficacité découle directement de notre capacité de changement d’habitudes intérieures dans son application. C’est peut être le principal intérêt d’une telle méthode : nous faire changer nos habitudes de traitement de l’information.

Ainsi, je veux partager avec vous quelques grands principes à l’oeuvre dans GTD, et qui peuvent tout à fait être appliqués indépendamment de la méthode et de tout autre contexte pour se simplifier la vie. Bien entendu, rien ne vous interdit néanmoins de les intégrer tous ensemble, d’en ajouter, et de plonger dans la méthode au complet. Je me dois néanmoins de vous avertir : la plupart des gens (et là aussi j’en fais partie) estiment qu’il faut de longs mois (pour ma part, quasiment 2 ans) pour commencer à être réellement opérationnel et cohérent dans l’utilisation quotidienne de GTD. 

Voici donc une liste de certains principes d’organisation que j’ai découvert à travers GTD, et que je trouve très propices à nous simplifier la vie.

GTD : Le principe de captation – la boite de réception

A l’entrée du système de traitement d’information tel que décrite dans la méthode GTD, on trouve une boite de réception. Cette boite de réception est en fait le lieu unique dans lequel atterrit toute l’information à traiter. C’est ce qu’on appelle la phase de captation. Il ne s’agit nullement ici encore de traiter l’information. Pas encore. Il faut simplement récupérer toutes les choses qui passent dans notre conscience avec un indice très efficace : la phrase « ah il faudra que je pense à… ». Cette boite de réception donc, est la destination unique de toutes les choses que nous devront traiter. Cela peut être :

  • Une idée
  • Un projet auquel on pense
  • Une personne à qui l’on devra téléphoner
  • Un dossier que l’on devra préparer
  • Un objet (Le luminaire de la salle de bain à réparer, la fiche qu’il nous faudrait ranger, etc.)
  • Un document : un magasine qu’il nous faudra lire, un courrier qu’il nous faudra traiter, etc.
  • Un objet électronique : un e-mail, un fichier, etc.

GTD - to do listJe trouve ce principe du point unique d’arrivée extrêmement puissant. Il s’agit ni plus ni moins de mettre en place un réflexe intérieur consistant à refuser de stocker une information dans notre propre mémoire. Il y a un principe d’efficacité connexe à l’utilisation de la boite de réception : chaque « objet » à traiter ne sera « touché » qu’une seule fois. 

J’aimerais vous citer un exemple. Dans mon travail, aujourd’hui, j’ai moyen de détecter combien de fois les gens ouvrent un email que je leur ai envoyé. Il n’est pas rare que ce chiffre atteigne 5, 10, 35 fois pour les plus importants. Concrètement, cela veut dire que le destinataire de mon message aura focalisé son attention 10 ou 30 fois sur le message que je lui ai envoyé avant de le traiter réellement. C’est extrêmement inefficace. Le principe de la boite de réception est une espèce d’antidote à notre tendance à repousser les choses. Toute chose à traiter arrive dans ce lieu. Que lui arrivera t-il après ? C’est ce que nous allons voir tout de suite. 

GTD : Le regroupement des tâches / la fin des interruptions

Je considère que la puissance de la méthode GTD repose très largement sur ce principe. Il s’agit de séquencer nos tâches de traitement selon leur nature, et non pas selon leur enchaînement logique. Ainsi, on s’oblige à réaliser dans des temps différents, des actions de nature différente et en particulier : 

  • Produire ou faire une action : répondre aux email, traiter de l’information, développer un dossier, etc.
  • Déterminer quoi faire : il s’agit d’une activité à part entière consistant à déterminer la meilleure chose à faire avec un objet ou un thème que l’on devra traiter. On n’est pas encore au stade de la production, il s’agit de trouver le meilleur chemin, de consacrer un peu de temps et d’énergie afin de nous garantir que nous allons trouver le meilleur moyen d’agir.
  • S’organiser : le but de GTD n’est finalement pas de gérer le temps, mais de gérer les priorités (nous verrons un peu plus loin ce que recouvre ce terme). C’est à dire à savoir quoi faire à chaque instant, à trouver l’action la plus pertinente à réaliser dans un contexte donné. 

Le principe de regroupement des tâches est extrêmement puissant comme le dit Tim Ferriss dans La semaine de 4h. En effet, notre cerveau perd en efficacité lorsqu’il bascule d’un mode de fonctionnement à un autre. On a donc tout avantage à le maintenir le plus longtemps possible dans un même mode de fonctionnement afin qu’il traite un maximum d’informations pour ensuite le faire basculer dans un autre mode de fonctionnement, ce qui prend toujours un certain temps.

Par exemple, GTD invite à regrouper les actions par contexte (j’en parle juste après). J’ai ainsi une liste des appels téléphoniques à passer dans ma liste « contexte : téléphone ». Lorsque je commence une session d’appels, je peux ainsi les enchaîner selon la liste. Cela m’évite d’avoir à me demander « bon… et maintenant, qui j’appelle déjà ? ». C’est quasiment un principe bouddhiste : quand je téléphone… je téléphone. Point. 

GTD : Le principe de la première action

J’ai évoqué plus haut ce temps où notre énergie est consacrée à l’organisation et à la détermination de la meilleure action à mener pour chacun des éléments stockés dans la boite de réception. 

Cela repose sur un principe très puissant : le principe de détermination de la première action. Bien souvent, lorsqu’une idée émerge en nous sous la forme d’un « ah, il faudra que je pense à… », la formulation que nous utilisons n’est pas immédiatement exploitable. Ainsi, je peux penser « ah, il faudra que je fasse la révision de la voiture ». C’est la forme sous laquelle l’idée émerge dans mon esprit. Je la stocke bien évidemment ainsi dans la boite de réception.

Voici ce que dit le principe de la première action : je ne pourrai me mettre en mouvement que lorsque j’aurai déterminé très clairement la première action à mettre en oeuvre. D’une certaine manière, les actions suivantes ne nous intéressent pas. Ce qui nous bloque en général dans l’exécution de quelque chose, c’est que nous n’avons pas bien déterminé la première action à engager. 

gcd - quoi faireReprenons la révision de la voiture… Si je me pose quelques instants, je vois qu’il va falloir trouver un garagiste. Je pourrais donc spontanément écrire « trouver un garagiste ». Mais « trouver un garagiste » n’est pas une première action. Ma première action sera « rechercher dans l’annuaire un garagiste proche de mon logement ». Cela peut paraitre anodin, c’est extrêmement important. Parce que quand j’ai explicité de manière très concrète la première action à mener, je sais donc précisément ce qu’il faut faire, et dans quel contexte je pourrai le faire. Une fois trouvée, la première action est en générale très simple et immédiate. Elle amorce le mouvement vers la suite de la résolution de notre travail. 

Je m’amuse parfois à regarder les projets que je repousse indéfiniment. De manière quasi systématique, je constate que c’est parce que la première action n’a pas été bien déterminée. Je me méfie particulièrement des projets du genre « organiser les vacances ». Quelle est donc la première action à mener pour « organiser les vacances » ? S’agit-il de discuter avec ma compagne ? De consulter mon agenda pour déterminer les plages de liberté ? Je suis le seul à pouvoir le dire. 

GTD : L’utilisation des contextes

Un autre concept très puissant utilisé dans la méthode GTD est le principe de contextualisation. Il est le suivant : la plupart des actions ne peuvent être réalisées que dans un certain contexte. Je ne peux écrire un mail que quand je suis devant mon ordinateur. Pour consulter un site internet, j’ai  besoin d’une connexion internet. Je ne peux téléphoner que si j’ai mon téléphone et qu’il y a un réseau. Or, nous avons déjà vu que nous sommes particulièrement efficace lorsque nous restons focalisé sur un même type d’action. Inutile de penser à réaliser ces actions quand je suis hors du contexte qui permet de les accomplir. 

Il est par exemple très simple de conserver une liste qui s’intitule « téléphone ». Dès que je pense à une personne à qui je dois téléphoner, quelqu’en soit le moment, je note cette personne dans ma liste. Cela ne m’impose nullement de téléphoner maintenant. Cela peut consister à téléphoner au médecin pour prendre un RDV, téléphoner à mes cousins pour prendre des nouvelles, ou bien téléphoner à un contact professionnel.

L’énorme intérêt, c’est le couplage avec le principe de regroupement des tâches. Lorsque je suis sur le quai de la gare, je sors ma liste « téléphone » et j’enchaine les appels de manière extrêmement productive. 

La contextualisation fonctionne également avec les personnes. Je trouve ainsi très utile une liste de contexte au nom de mes plus proches collaborateurs. Lorsque je les croise, je sais ainsi tous les sujets dont je dois discuter avec eux. On peut ainsi traiter très rapidement l’ensemble des sujets qui nous concernent sans en oublier aucun.

GTD : La revue périodique 

David Allen précise que l’ensemble du système GTD n’est performant que s’il est exhaustif et à jour. Il contient donc l’ensemble de l’information pertinente et mon esprit ne peut avoir aucun doute sur d’éventuelles failles.

Si une telle méthode nous apporte de la sérénité, c’est parce qu’elle reconnait que notre esprit est efficace à traiter de l’information et non la stocker. Le système GTD assure la partie « stockage externe de l’information ». Mais la sérénité n’est au rendez-vous que si ce stockage est fiable, exhaustif et à jour. Pour cela, David Allen recommande une revue périodique. Sur une période en général hebdomadaire, on revoit l’ensemble des projets, des items et des choses à faire stockées dans le système. Je trouve qu’il y a 2 intérêts profonds à ce principe de revue périodique. 

Le premier est celui que relève David Allen : cette revue périodique nous permet de faire le tri, d’avoir la garantie que nous sommes à jour. Nous maintenons ainsi une vison claire des projets actifs, en attente ou abandonnés.

Le deuxième intérêt se perçoit « en creux ».  La revue périodique nous permet d’actualiser notre sentiment intérieur de ce qui est « urgent » ou pas. Il y a quelque chose de frappant :  GTD n’utilise pas la notion de tâche prioritaire. La raison en est que les priorités changent constamment. Une réelle actualisation de ces priorités est illusoire et gourmande en énergie.

GTD choisir donc de renoncer aux « priorités ». Mais ce renoncement s’appuie sur notre capacité intuitive, à partir du moment où l’on dispose d’un système à jour, à déterminer à chaque instant la tache la plus adéquate. Comme si notre cerveau gérait l’actualité en tâche de fond, de manière inconsciente.

Je trouve cela extrêmement puissant. Il y a dans GTD un aspect très factuel, très descriptif, très concret avec l’utilisation des listes et des boites de réception. Mais la revue permet d’utiliser notre esprit, étant déchargé du stockage de l’info, pour mobiliser ses capacités de traitement, y compris inconscientes. Les actions les plus adéquats en fonction des situations émergent ainsi de manière très intuitive, parce que nous avons, inconsciemment, une vision complète et actuelle.

Conclusion

Comme je l’ai dit en introduction, la mise en place d’un tel outil n’est absolument pas anodine. Elle demande une bascule complète de fonctionnement. Ce n’est pas léger à implémenter, et pour que cela se fasse de manière fiable, cela peut impliquer une bonne dose de formation ou d’achat d’outils informatiques. Néanmoins, je pense qu’il n’est pas nécessaire à chacun d’appliquer la méthode de manière exhaustive. Les quelques principes que je viens de détailler sont en eux-mêmes extrêmement puissants pour résoudre certains de nos encombrements quotidiens.

Je vous invite donc à expérimenter certains de ces principes. Encore une fois : ce n’est pas tellement la mise en place concrète qui est difficile. C’est bien plutôt le changement d’habitude intérieur. A cet égard, je vous invite à relire cet article, qui pourra vous aider à clarifier la manière de mettre en place de tels changements. 

Je terminerai en vous demandant deux choses :

  • La première. Je ne vous ai pas parlé des outils concrets et quotidiens que j’utilise pour appliquer GTD (logiciels, routines, etc.). Si vous trouvez que c’est un sujet d’article pertinent, dites-le moi dans les commentaires
  • La deuxième. N’hésitez pas à partager vos propres routines de traitement de l’information, également en commentaire, pour que chacun en profite.

Découvrez notre formation

Au fil des ans, et sur la base de ce principes des "5 qualités de l'esprit", j'ai développé une méthode exclusive, particulièrement adaptée aux professions intellectuelles et créatives. 

J'ai appelé cette formation "Hygiène de l'esprit". J'utilise moi-même quotidiennement cette méthode pour à la fois améliorer ma performance et gagner en sérénité. Je la trouve précieuse parce qu'elle m'a déjà sauvé du burn-out, Et je suis heureux aujourd'hui de la partager avec vous.  

Pascal

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